برای یک فروشگاه یا خدمات‌دهنده، تاریخچه‌ی چت‌های واتساپ فقط گفتگو نیست. آدرس مشتری، مدل سفارش، قولی که داده‌اید و عکسی که برای اثبات رسید فرستاده است، همه آن‌جاست. گوشی‌ای که خراب شود، گم شود یا با گوشی جدید عوض شود می‌تواند این سابقه را یک‌دفعه از بین ببرد.
این مقاله نشان می‌دهد پشتیبان‌گیری چطور کار میکند، چطور گوشی را بدون از دست‌دادن چتها عوض کنید و چه اشتباه‌هایی برگشت‌ناپذیر است.
بکاپ دقیقاً چه چیزی را نگه می‌دارد#
بکاپ واتساپ متن گفتگوها، رسانه‌های ارسالی و دریافتی (عکس، ویدیو، فایل) و بخشی از تنظیمات را ذخیره میکند. چیزهایی که ممکن است جزو بکاپ نباشند یا شرایط خاص داشته باشند: پیام‌های ناپدیدشونده، بعضی رسانه‌های حذف‌شده و داده‌هایی که پیش‌تر پاک کرده‌اید. اگر بکاپ برای شما مهم است، همین حالا بررسی کنید که واقعاً چه چیزی در آن هست.
بکاپی که هیچ‌وقت بازیابی‌اش را امتحان نکرده‌اید، تا وقتی لازم نشده بکاپ حساب نمی‌شود. حدس است.
گرفتن بکاپ#
مسیر منو با نسخه‌ی برنامه فرق میکند، ولی در همه‌ی نسخه‌ها از تنظیمات و بخش چتها می‌گذرد. معمولاً کارهای زیر را می‌توانید انجام دهید:
- وارد تنظیمات واتساپ شوید و بخش چتها یا پشتیبان چت را باز کنید.
- یک بکاپ دستی بگیرید تا از وضعیت فعلی مطمئن شوید.
- زمان‌بندی خودکار را روی بازه‌ای معقول بگذارید؛ مثلاً روزانه یا هفتگی.
- تصمیم بگیرید ویدیوها در بکاپ باشند یا نه. ویدیو حجم زیادی دارد، پس اگر اهمیت ندارد، آن را کنار بگذارید.
- در صورت امکان، رمزگذاری بکاپ را فعال کنید.
برای هر کسب‌وکاری، بهتر است بکاپ خودکار روشن باشد و هر چند وقت یک بار هم دستی چک شود.
رمزگذاری بکاپ#
بکاپ رمزگذاری‌شده یعنی حتی اگر کسی به فضای ذخیره‌ی شما دست پیدا کند، بدون رمز یا کلید نمی‌تواند چتها را بخواند. مشکل این است که اگر رمز را فراموش کنید، خود شما هم راهی برای بازیابی ندارید. پس:
- رمزی انتخاب کنید که بتوانید حفظش کنید یا در مدیر رمز ذخیره‌اش کنید.
- رمز را با پیامک یا چت به خودتان نفرستید.
- یک نسخه‌ی کاغذی در جای امن نگه دارید، اگر کسب‌وکار به آن وابسته است.
عوض‌کردن گوشی#
اشتباه رایج این است که کسی گوشی تازه را روشن میکند، واتساپ را نصب میکند و بعد یادش می‌افتد بکاپ نگرفته است. ترتیب درست این است:
- روی گوشی قدیمی: یک بکاپ تازه بگیرید و صبر کنید تمام شود.
- گوشی قدیمی را کنار نگه دارید و پیش از اطمینان کامل، پاک یا بازنشانی نکنید.
- روی گوشی جدید: برنامه را از منبع رسمی نصب کنید.
- شماره را فعال کنید: همان شماره‌ی قبلی و تأیید با کد.
- بازیابی: وقتی برنامه پیشنهاد بازیابی بکاپ داد، قبول کنید.
- بررسی: چند چت مهم و رسانه‌ها را باز کنید و ببینید کامل آمده‌اند.
- تأیید دومرحله‌ای را دوباره بررسی کنید و دستگاه‌های مرتبط را مرور کنید.
اگر هر دو گوشی هم‌زمان در دسترس‌اند، بعضی نسخه‌ها راه انتقال مستقیم هم دارند. در هر صورت از مسیر رسمی برنامه استفاده کنید، نه ابزار شخص ثالث. ابزارهای ناشناس «انتقال چت» خطر نشت اطلاعات و هک حساب دارند.
جابه‌جایی بین نسخه‌ی معمولی و بیزینس#
اگر می‌خواهید از واتساپ معمولی به واتساپ بیزینس بروید، پیش از هر کاری بکاپ بگیرید. معمولاً چتها همراه می‌آیند، ولی بازگشت از یک نسخه به نسخه‌ی دیگر همیشه ساده نیست. تغییر را در ساعتی انجام دهید که پیام فوری مشتری منتظرتان نباشد و بعد از تغییر، پروفایل تجاری را کامل کنید.
اشتباه‌هایی که چت را از بین می‌برد#
| اشتباه | نتیجه |
|---|---|
| بازنشانی گوشی قبل از بکاپ | چت‌های بکاپ‌نشده برای همیشه از بین می‌رود |
| فراموش‌کردن رمز بکاپ | بکاپ بازیابی نمی‌شود |
| وارد کردن شماره‌ی دیگر | بکاپ مال شماره‌ی دیگری است و بازیابی نمی‌شود |
| پاک‌کردن چتها قبل از بازیابی | ممکن است بکاپ جدید جای قدیمی بنشیند |
| فضای ذخیره‌ی پر | بکاپ ناقص می‌ماند یا انجام نمی‌شود |
| استفاده از ابزارهای ناشناس | خطر هک و نشت اطلاعات |
یک بکاپ بیرونی برای مواردی که مهم‌اند#
بعضی گفتگوها ارزش بیشتری دارند: قرارداد، توافق ارسال، رسید پرداخت. بهتر است آن‌ها را علاوه بر بکاپ واتساپ، در یک سیستم مرتب هم ثبت کنید؛ مثلاً یک جدول ساده یا نرم‌افزار مدیریت مشتری. چت قابل جستجوی ساده است، ولی برای حسابداری و پیگیری قانونی جای مناسبی نیست.
همچنین حساب را ایمن نگه دارید. اگر کسی حساب شما را بگیرد، بازیابی بکاپ بدون شماره دشوار و گاهی ناممکن است. امنیت حساب واتساپ را بخوانید و راهنمای کامل واتساپ را هم برای تصویر کلی ببینید.
چک‌لیست ماهانه#
برای اینکه بکاپ فقط روی کاغذ نماند، ماهی یک بار این کارها را انجام دهید:
- تاریخ آخرین بکاپ را ببینید و مطمئن شوید روزها پشت هم اجرا شده است.
- فضای ذخیره‌ی گوشی و حساب ابری را بررسی کنید.
- یک گفتگوی مهم را باز کنید و مطمئن شوید رسانه‌ها هنوز دیده می‌شوند.
- اگر بکاپ رمزگذاری‌شده است، مطمئن شوید رمز را در دسترس دارید.
- دستگاه‌های مرتبط و ایمیل بازیابی حساب را مرور کنید.
این چند دقیقه در مقایسه با از دست‌رفتن سابقه‌ی چند ماه فروش هیچ است.
اگر گوشی قدیمی خراب یا گم شد#
گاهی فرصت بکاپ‌گرفتن پیش از خرابی نیست. در این حالت بهترین امید، آخرین بکاپ خودکار است. شماره‌ی خود را روی گوشی جدید فعال کنید و هنگام راهاندازی بازیابی را بزنید. اگر نتوانستید، بیشتر مشتری‌ها هنوز در گفتگوهای خودشان سابقه را دارند و می‌توانید از آن‌ها بخواهید اطلاعات سفارش را دوباره بفرستند. همان لحظه هم سیم‌کارت را مسدود و از طریق راهنمای رسمی گزارش گمشدن دهید تا کسی با شماره‌ی شما وارد حساب نشود.
خلاصه#
- بکاپ را روشن و زمان‌بندی کنید و گاهی دستی هم بگیرید.
- بکاپ رمزگذاری‌شده امن‌تر است، ولی رمز را نباید گم کنید.
- هنگام عوض‌کردن گوشی، اول بکاپ، بعد نصب، بعد بازیابی؛ گوشی قدیمی را زود پاک نکنید.
- از مسیر رسمی برنامه استفاده کنید و ابزار ناشناس نگذارید.
- گفتگوهای مهم را علاوه بر واتساپ در یک سیستم مرتب هم ثبت کنید.
